VA richtig managen & tracken

In dieser Lektion dreht sich alles um die effiziente Nutzung von Kommunikationsplattformen, insbesondere Slack oder Discord, um ein Team besser zu verwalten und effektiver zu kommunizieren. Wir teilen dir hiermit wichtige Punkte mit, die du beachten solltest:

Zeiterfassung: Bitte deine Teammitglieder, während ihrer Arbeitszeiten in Slack oder Discord online zu sein. Dies hilft uns, ihre Verfügbarkeit besser zu erkennen. Für die Zeiterfassung beziehungsweise das Tracking empfehlen wir Teamlogger (das Tutorial findest du in der nächsten Lektion).
Kommunikationstool: Sorge dafür, dass dein Team Discord oder Slack sowohl für direkte Nachrichten als auch für allgemeine Teamkommunikation nutzt. Erstelle Channels, die verschiedenen Themenbereiche abdecken. Dies hilft dabei, die Kommunikation zu zentralisieren und macht sie übersichtlicher.
Respektvolle und ehrliche Kommunikation: Sorge dafür, dass die Kommunikation immer respektvoll und ehrlich ist. Ermutigen dein Team, proaktiv zu sein und neue Ideen vorzuschlagen.
Ergebnispräsentation: Dein Team teilt seine Ergebnisse und KPIs auf Slack. Das hält alle auf dem Laufenden und fördert die Transparenz.
Kanaleinstellungen: Gestalte deine Channels so, dass wir bestimmen können, wer welchen Channel sehen kann. Auf diese Weise können wir die Kommunikation an unsere Teamstrukturen anpassen.
Statuserkennung: Beachten die Statusanzeigen deiner Teammitglieder in Slack (gelb, orange, rot und grau). Diese können uns helfen, ihre Verfügbarkeit und Aktivität besser zu verstehen.
Handynutzung: Die Verwendung von Slack auf dem Handy kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, sollte aber mit Bedacht erfolgen. Es könnte die Statusanzeigen verzerren und daher zu Missverständnissen führen. Dies wird nur für den Admin oder Purchasing VA empfohlen.

Slack oder Discord kann dazu beitragen, dass dein Team effizienter und effektiver arbeitet. Probiere es aus!

Hier ist beispielhaft das Setup von Phil in seinem Discord. Diese könnt ihr nach euren eigenen Bedürfnissen anpassen. Devise hier lautet wie immer: Keep it Simple.

Richtiges Zeitmanagement & Kommunikation

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